實驗室樣品管理在實驗室管理的整個流程中是非常重要的環(huán)節(jié)和關(guān)鍵控制點。實驗室活動的過程，就是將樣品轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)果報告的過程，樣品的代表性、有效性和完整性將直接影響最終檢測結(jié)果的準確度，樣品管理是為了保證檢測數(shù)據(jù)的真實有效性。因此，實驗室需要對樣品實行制度化、程序化、規(guī)范化的管理流程，對實驗室樣品的取樣、貯存、識別以及樣品的處置等各個環(huán)節(jié)實施有效的管控，確保檢驗結(jié)果的準確可靠，并做好樣品的保密與安全工作。
（1）應(yīng)建立和保持樣品管理程序，以保護樣品的完整性并為客戶保密。這是對樣品管理總要求，實驗室應(yīng)建立和保持樣品管理程序，明確樣品管理的職責和要求。對于樣品，無論是自己抽樣還是客戶送樣，都應(yīng)確保完整性，信息完整、狀態(tài)完好，沒有樣品的完整、完好，后面的檢測控制再好，也無法確保數(shù)據(jù)結(jié)果的有效。另外，樣品承載著客戶專有信息，應(yīng)為客戶保密。
（2）應(yīng)有清晰的標識系統(tǒng)，并在檢驗檢測整個期間保留該標識。樣品標識信息，包括管理標識：名稱、唯一性編號、檢測項目等；狀態(tài)標識：待檢、在檢、檢畢、留存等；必要時，還應(yīng)有樣品的細分編號。在整個檢驗檢測期間應(yīng)保留該標識，目的就是在實物上、記錄或其他文件中不被混淆。保留好標識，在出現(xiàn)差錯時也便于追溯。
（3）在接收樣品時，應(yīng)記錄樣品的異常情況或記錄對檢驗檢測方法的偏離。樣品的接收，是樣品進入檢測流程的第一個關(guān)口，應(yīng)查看包裝是否完整，樣品本身狀態(tài)是否正常，是否與所描述的信息一致。如果存在異常情況或不符合所描述的情況，應(yīng)記錄清楚樣品是一種什么樣的異常狀態(tài)。當客戶知道偏離仍要求進行檢測時，應(yīng)在報告中作出免責聲明，并指出偏離可能影響的結(jié)果。
（4）樣品在運輸、接收、處置、保護、流轉(zhuǎn)、存儲、保留、清理或返回過程中應(yīng)予以控制和記錄。樣品應(yīng)做到全過程管理，從抽到樣品、運輸、接收，一直到檢測完清理、返還，應(yīng)進行全程的監(jiān)測和記錄。全過程控制的目的，就是防止變質(zhì)、污染、丟失和損壞。
（5）當樣品需要存放與養(yǎng)護時，應(yīng)維護、監(jiān)控和記錄環(huán)境條件。樣品存放都會有環(huán)境條件的要求，只是有的樣品存放沒有特殊的環(huán)境條件的要求，而有些是有特殊的環(huán)境條件要求的，比如農(nóng)產(chǎn)品樣品需要在冷凍狀態(tài)下儲存；有些在實施檢測前需要養(yǎng)護，比如水泥強度檢測需要制備和養(yǎng)護，這些環(huán)境條件的要求會對數(shù)據(jù)結(jié)果直接產(chǎn)生影響，就應(yīng)維護、監(jiān)控和記錄環(huán)境條件。
實驗室樣品管理是實驗室管理體系運行的關(guān)鍵部分，樣品管理工作十分細小瑣碎，有很多細節(jié)需要注意，對樣品做好有效管理，能夠保證實驗室各項工作的正常開展，還能對于樣品信息做到追溯和跟蹤。北京國睿中科專注于實驗室物料管理系統(tǒng)、智慧實驗室綜合管理平臺、實驗室信息化管理系統(tǒng)等，致力于提供適用于實驗室的信息管理技術(shù)與解決方案。實驗室樣品管理如果只依靠人工管理的話，費時費力不說，還容易出現(xiàn)錯漏問題，因為樣品是流轉(zhuǎn)的，有脫離樣品管理員視線的環(huán)節(jié)，只有結(jié)合專業(yè)的實驗室管理系統(tǒng)，才能事半功倍！